Nestíháte? Podívejte se, jak si plánovat čas
Možná to také znáte. Práce pozdě do noci, neustálý boj s termíny a nikdy nekončící únava. Přesně tak vypadá přímá cesta k vyhoření. Existuje ale jeden spolehlivý způsob, jak se mu vyhnout. Lepší time management. Podívejte se proto, jak si správně plánovat čas.
Návodů, jak na time management, najdete na internetu nespočet. Většina z nich obsahuje spoustu rad, které v okně prohlížeče vypadají dobře, ale v praxi je to s nimi složitější.
Proto jsme se rozhodli jít na to jinak.
Dali jsme dohromady rady, které sami v praxi využíváme. A které nám opravdu pomáhají.
Podívejte se na naše 4 tipy, jak si plánovat čas.
1. Určete si priority
Základním bodem time managementu je stanovení jasných priorit. Pokud nemáte jasno v tom, co je opravdu důležité, zbytečně ztrácíte čas u věcí, které mohou počkat.
A pak nestíháte ty důležitější.
A pracujete až do noci.
A jste na nejlepší cestě k tomu, aby vám vše přerostlo přes hlavu.
Než se tedy pustíte do jakékoliv práce, určete si priority na daný den. Naplánujte si je hned ráno. Nebo ještě lépe - už předešlý den po skončení práce.
Zároveň zkuste odhadnout čas, který u jednotlivých úkolů strávíte. A rovnou si ho k nim poznamenejte. Přesněji tak víte, kolik máte prostoru na další práci.
Stejně si pak určete priority na celý týden nebo měsíc.
2. Nevyhýbejte se složitým úkolům
Spousta lidí neustále odsouvá úkoly, do kterých se jim nechce. Doufají, že se jich ujme někdo jiný nebo si je klient rozmyslí nebo...
Možností je spousta. Vyjdou ale jen málokdy.
Proto na ně nespoléhejte. A do neoblíbených úkolů se pusťte hned, jak je to možné. Tedy jakmile před nimi nebude žádná naléhavější práce.
Čím dřív se "zbavíte" věcí, do kterých se vám nechce, tím dřív se zbavíte i stresu, který přinášejí.
Navíc před vámi zůstanou už jen příjemnější úkoly. Pracovní den tak ukončíte s lepší náladou.
3. Rozdělte si čas
Určitě už jste také někdy zažili nutkání zkontrolovat co nejrychleji e-mail, který vám právě přišel. Bez ohledu na to, co zrovna děláte.
Soustředění pak bylo to tam. A znovu se ponořit do práce zabralo spoustu času.
Nám se osvědčilo rozdělit si pracovní den na různé úseky. Vymezit si přesný čas například na:
- schůzky,
- e-maily,
- telefony
- a na další práci.
Když se navíc potřebujete opravdu soustředit na práci, snažte se odstřihnout od všech rušivých prvků. Například vypnout e-mailového klienta nebo ztlumit telefon. A e-mailům či telefonu se věnovat ve vymezený čas.
Zároveň si na ně ale přes den udělejte dostatek prostoru. Z naší zkušenosti je například e-maily ideální řešit 3× denně:
- ráno po příchodu do práce,
- po obědě, než se zaberete do dalších úkolů,
- a před odchodem domů.
Nehrozí tak, že byste příliš dlouho nereagovali, a zároveň máte dost času na nerušenou práci.
4. Nechte si rezervy
Velkou chybou je rozplánovat si čas prakticky do poslední minuty. Můžete se vsadit, že takový rozvrh skoro nikdy neklapne. Vždy ho něco naruší.
Nečekané konzultace s kolegou.
Telefon od klienta.
Nebo se prostě jen u některého úkolu "zaseknete" na delší dobu, než jste čekali.
Proto si při plánování času nechte dostatečnou rezervu. U klasické osmihodinové pracovní doby se vyplatí, když si vymezíte alespoň 2-3 hodiny na neplánované činnosti.
Ani nečekané schůzky a úkoly díky tomu nenaruší váš harmonogram.
Podělte se o své zkušenosti
Možná vás napadají ještě další tipy, jak si plánovat čas. Pokud máte i vy osvědčené recepty, podělte se o ně s námi v komentářích.
A nebojte se přidat do svého arzenálu i naše rady. Věříme, že se vám osvědčí stejně dobře jako nám.